海外展示会で成果を出すには、ブースや展示品を準備するだけでなく、展示会前から商談相手を確保するための営業準備が重要です。
特に海外企業との事前アポを増やしたい場合は、ターゲット企業の選定、担当者の特定、LinkedInでの接点づくり、アポ調整までを考え、6週間前を目安に動き始めると進めやすくなります。
本記事では、海外展示会に必要な準備、6週間前からのアポ獲得スケジュール、LinkedInの活用方法、出展にかかる費用まで具体的に解説します。

海外展示会の事前準備は「出展準備」と「営業準備」に分ける

海外展示会の事前準備では、ブースや展示品、渡航などの「出展準備」と、ターゲット企業や事前アポを確保する「営業準備」を分けて考えることが重要です。

出展準備は数か月前から必要になる一方、アポ獲得を目的とした営業準備は6週間前を一つの目安として進められます。

両方を並行して進めることで、「ブースは完成したが会いたい企業との商談予定がない」という状態を防ぎやすくなります。

出展準備は数か月前から始める

ブース施工、展示品の輸送、英語カタログ、航空券、ホテル、通訳などの準備は、展示会直前では間に合わない場合があります。

特に海外展示会では国際輸送や通関、現地施工など国内展示会にはない準備も発生します。

出展する展示会が決まった段階から必要項目と期限を整理し、数か月単位でスケジュールを組むことが重要です。

アポ獲得の営業準備は6週間前から始める

海外展示会で事前アポを獲得する場合は、ターゲット企業を決め、担当者を探し、接点を作り、日程を調整するまでに一定の時間が必要です。

特にLinkedInを使う場合、つながり申請を送ってすぐ商談を依頼するのではなく、承認後の会話を経て展示会の案内を行う方が自然です。

そのため、本記事では展示会の6週間前から営業準備を始める流れを紹介します。

海外展示会の準備で必要なもの

海外展示会では、ブースや展示品などの出展準備と、商談を増やすための営業準備を並行して進める必要があります。出展準備は展示会の3〜6か月前から始め、営業準備は遅くとも6週間前を目安に開始します。

特に海外展示会では、展示品の国際輸送や通関、英語資料、航空券、ホテルなど、国内展示会にはない準備も発生します。営業面では、ターゲット企業を決め、担当者を探し、展示会前に接点を作っておくことが重要です。

直前になってから準備を始めると、ブースは完成していても商談予定が入っていない状態になりかねません。以下のチェックリストを参考に、出展準備と営業準備を分けて進めましょう。

時期	出展準備	営業準備
3〜6か月前	出展申込、ブース位置の確認、ブース施工会社の選定、展示製品の検討	展示会の目的、ターゲット国・業界、商談したい企業像を整理する
2〜3か月前	展示品の輸送方法・通関確認、英語カタログ・会社案内の準備、航空券・ホテルの手配	既存顧客、過去の見込み客、展示会で会いたい企業の候補を整理する
6週間前	ブースデザイン、展示内容、必要備品などを最終調整する	ターゲット企業リストを作成し、優先順位を決める
5週間前	英語資料、製品説明、価格資料などを完成させる	Sales Navigatorなどを使い、購買・技術・製造・経営層などの担当者を探す
4週間前	展示製品、サンプル、配布資料などの数量を確認する	LinkedInのつながり申請や、既存顧客・見込み客へのメール案内を開始する
3週間前	現地スタッフや通訳の役割、当日のブース運営方法を決める	承認された担当者と会話を始め、展示会への来場予定を確認する
2週間前	搬入・設営スケジュール、現地交通、持ち物などを確認する	展示会への来場予定がある相手へ、具体的な日時を提示してアポを打診する
1週間前	展示品、資料、備品、スタッフ体制を最終確認する	確定したアポの日時・場所・商談テーマを整理し、社内で共有する
展示会当日	ブース運営、来場者対応、名刺・商談内容を記録する	事前アポを優先しながら、新規来場者の情報も記録する
展示会後	展示品や備品の返送、社内振り返りを行う	商談相手へお礼と資料を送り、オンライン商談や見積もりなど次のアクションにつなげる

この中でも、後回しになりやすいのがターゲット企業の選定と事前アポの獲得です。
展示会当日に偶然ブースへ来てくれる企業だけを待つのではなく、「今回の展示会で誰と会いたいのか」を事前に決めておく必要があります。
そのため、ブースや展示物の準備と同時に、営業側でも展示会当日から逆算した準備を進めることが重要です。

海外展示会で事前アポが重要な理由

海外展示会では、来場者が多くても、自社が本当に商談したい企業の担当者がブースを訪れるとは限りません。
事前アポを設定しておけば、偶然の来場だけに頼らず、狙った企業との商談時間を確保できます。

また、展示会前から相手と接点を持つことで、当日は会社紹介から始めるのではなく、具体的な製品や課題について話しやすくなります。

出展費、渡航費、ブース施工費などがかかる海外展示会だからこそ、来場者数や名刺数だけではなく、有望企業との商談数をKPIとして考えることも重要です。

さらに、展示会前にLinkedInでつながっておけば、展示会後もオンラインで継続的にフォローできます。
重要なのは、展示会を数日間のイベントとして考えるのではなく、出展前から出展後までを一つの海外営業活動として設計することです。

海外展示会で事前アポを取る3つの方法

海外展示会で事前アポを取る方法は、LinkedInだけではありません。

展示会公式のマッチングサービス、既存顧客や見込み客へのメール、LinkedInを使った新規企業へのアプローチなどを組み合わせることで、商談機会を増やせます。自社と相手企業の関係性に合わせて、適切な方法を使い分けることが重要です。

展示会公式のマッチングサービスを利用する

海外展示会によっては、出展企業と来場者が事前に商談を設定できるマッチングサービスが用意されています。公式サイトや専用アプリに「Business Matching」「Matchmaking」「Meeting Scheduler」などの機能がないか確認しましょう。

利用できる場合は、参加登録後できるだけ早く自社情報や商談希望条件を登録します。

展示会によっては、出展企業や参加者を検索して直接ミーティングを依頼できる場合もあります。特に大規模な海外展示会では、会期が近づくにつれて希望する時間帯が埋まる可能性があります。

出展が決まった段階で公式のアポ機能があるか確認しておくことが重要です。

既存顧客や見込み客へメールで案内する

すでに取引がある海外顧客や過去に問い合わせがあった企業には、メールで展示会への出展を案内します。展示会名やブース番号を伝えるだけではなく、相手に関連する製品や展示内容も簡潔に伝えます。

相手が展示会へ来場する予定であれば、具体的な日時を確認しましょう。「ぜひブースへお越しください」だけでは予定として確定しないため、複数の候補時間を提示すると調整しやすくなります。

また、過去に商談したものの取引に至らなかった企業へ再度連絡する機会としても展示会を活用できます。既存の営業リストを確認し、展示会開催地域や対象業界に合う企業へ優先的に案内します。

LinkedInで新規企業の担当者へアプローチする

まだ接点がない海外企業との事前アポには、LinkedInを活用できます。Sales Navigatorを使えば、国・地域、業界、企業規模、職種、役職などから展示会で会いたい担当者を探せます。

まずターゲット企業と担当者を決め、LinkedInでつながり申請を送ります。承認後はすぐに商談を依頼するのではなく、相手の担当領域を確認しながら会話を始めます。

その後、展示会への来場予定を確認し、具体的な日時を提示してアポにつなげます。詳しい進め方は、後述する6週間前からの事前アポ獲得スケジュールで解説します。

海外展示会の6週間前から始める事前アポ獲得スケジュール

海外展示会のアポ獲得は、展示会直前に一斉に案内を送るのではなく、段階的に進めることが重要です。
企業選定から担当者との接点づくり、会話、アポ打診までを分けることで、営業色を強くしすぎずに関係を作れます。

ここでは、展示会の6週間前から当日、展示会後までの流れを整理します。

6週間前｜ターゲット企業を決める

最初に、「今回の展示会でどのような企業と会いたいのか」を決めます。
対象国、業界、企業規模、製品用途、既存設備、代理店候補など、自社の商品・サービスに合わせて条件を設定します。

展示会の出展企業リストだけに限定せず、開催都市や周辺地域に拠点を持つ企業も候補にすると、営業対象を広げられます。

5週間前｜Sales Navigatorで担当者を探す

ターゲット企業が決まったら、その企業で製品選定や導入に関わる担当者を探します。
製造業であれば、Procurement、Engineering、Production、Plant、R&D、Business Developmentなど、製品によって見るべき部署は異なります。

Sales Navigatorでは50以上の検索フィルターを使って企業・人物を絞り込めるため、海外企業の担当者探索に活用できます。

4週間前｜LinkedInでつながり申請を始める

担当者が見つかったら、LinkedInでつながり申請を始めます。
この段階でいきなり「展示会で会いませんか」と営業するのではなく、まず相手と接点を作ることを優先します。

一度に大量の相手へ同じ営業文を送るのではなく、自社のターゲット条件に合った担当者へ継続してアプローチします。

3週間前｜承認者との会話を始める

つながりが承認されたら、簡単な挨拶から会話を始めます。
自社紹介だけを長く送るのではなく、相手の担当領域や課題、扱っている製品などを確認しながら会話を進めます。

この段階で相手の関心が分かれば、展示会を案内した際にも「なぜ会うのか」が明確になります。

2週間前｜展示会への来場・アポを打診する

一定の会話ができた相手には、自社が展示会へ出展することを伝えます。
相手も来場予定であれば、展示会期間中に15〜30分程度話せないか具体的に提案します。

「ぜひブースへお越しください」だけで終わらせず、候補日や時間を提示してアポまで確定させることがポイントです。

1週間前｜日時と商談内容を確定する

アポが決まった相手とは、日時、ブース番号、担当者、当日の連絡方法を確認します。
あわせて相手が関心を持っている製品や課題を整理し、商談時に見せる資料やサンプルを準備します。

単なる名刺交換ではなく、「何を話す商談なのか」まで社内で共有しておきます。

展示会当日｜アポ相手へリマインドする

展示会当日は、必要に応じてLinkedInで短いリマインドを送ります。
海外展示会では会場が広く予定変更も起こりやすいため、ブース番号や時間を再確認できる状態にしておくとスムーズです。

展示会後1週間｜商談内容をフォローする

展示会が終わったら、商談した相手へ早めにフォローします。
資料送付だけで終わらせず、見積もり、サンプル提供、オンライン商談など、次のアクションを明確にします。

LinkedInですでにつながっていれば、展示会後も継続的に相手の情報を確認しながら関係を維持できます。

LinkedInを使って海外展示会のアポを取る方法

LinkedInを使った展示会営業では、「大量にメッセージを送ること」よりも、会いたい企業と担当者を先に決めることが重要です。
Sales Navigatorを使えば、企業の所在地、業種、規模、担当者の職種や役職などから対象を絞り込めます。
そのうえで、つながり申請、承認後の会話、展示会案内、アポ調整という順番で進めます。

まずターゲット企業と担当者を絞り込む

展示会の来場者すべてを営業対象にする必要はありません。
「この企業と会えれば展示会へ出展した意味がある」と考えられる企業から優先順位を付けます。

その企業の購買担当だけではなく、技術、製造、設備、R&D、事業開発など、製品導入に関係する担当者まで確認します。

つながり申請では売り込みすぎない

最初のつながり申請から製品説明や商談依頼を長く書くと、相手に営業メッセージとして判断されやすくなります。
まずは相手とつながり、プロフィールや会社情報を見てもらえる状態を作ることを優先します。

展示会まで時間があるからこそ、直前の一斉営業ではなく段階的な接点づくりができます。

承認後のDMで相手の関心を確認する

承認後は、簡単な自己紹介とともに相手の担当領域に関係する話題から会話を始めます。
返信があった場合は、製品紹介だけを続けるのではなく、現在の課題や関心領域を確認します。

その会話の流れの中で展示会出展を案内すると、突然のアポ依頼になりにくくなります。

展示会のアポは具体的な日時まで決める

「展示会に出展するのでぜひ来てください」だけでは、アポとはいえません。
相手が来場する日を確認し、「○日の午前」「○日の午後」など候補を提示します。

日時が決まったら、ブース番号や当日の担当者まで共有し、予定として確定させます。

海外展示会の準備にはいくらかかる？

海外展示会では、出展料だけでなく、ブース施工、展示品輸送、航空券、ホテル、通訳、資料制作、営業活動など複数の費用が発生します。

実際の総額は開催国や展示会、ブース面積、参加人数、展示物の大きさによって大きく変わり、2026年の民間調査でもアジアの初出展から欧米の大型展示会まで数十万円台から500万円以上まで幅があります。

そのため、出展料だけを見るのではなく、展示会前後の営業費用まで含めて予算を考えることが重要です。

費用項目	主な内容	費用の考え方
出展料	ブーススペース・登録費	展示会・面積により異なる
ブース施工・装飾	壁面、什器、照明、サイン、施工	数十万円〜
展示品輸送	サンプル・機械・販促物の国際輸送、通関	サイズ・重量・輸送方法により異なる
渡航費	航空券	渡航先・時期・人数により異なる
宿泊費	展示会期間と前後泊	都市・会期・人数により異なる
通訳・現地スタッフ	商談通訳、ブース対応	日数・専門性により異なる
英語資料	カタログ、会社案内、製品資料	既存資料の有無により異なる
Web・LP	海外向けページ、問い合わせ導線	既存サイトの状況により異なる
LinkedIn	担当者検索・接点づくり	無料アカウントは0円
Sales Navigator Core	海外企業・担当者の詳細検索	US$119.99／月・1ライセンス〜、またはUS$1,079.88／年・1ライセンス〜
LinkedIn事前営業	リスト作成、つながり申請、DM、アポ調整	自社工数または外注費
展示会後の営業	資料送付、見積もり、オンライン商談	自社工数または外注費
出展総額の参考	アジア〜欧米への海外出展	小規模なケースから200〜500万円以上になるケースまで幅が大きい

LinkedIn自体は無料でも利用できるため、展示会の事前営業を必ず有料ツールで行う必要はありません。
一方、Sales Navigator Coreは2026年9月時点でUS$119.99／月・1ライセンスからで、年間契約はUS$1,079.88／年からとなっており、実際の価格は地域・税・購入方法などによって変わる場合があります。

したがって、海外展示会の総費用を計算するときは、「出展するための費用」だけでなく「会いたい企業との商談を作るための費用」まで含めて考えることが重要です。

海外展示会の事前アポでよくある失敗

海外展示会の事前営業では、アポを増やそうとするあまり、展示会直前に大量の営業メッセージを送ってしまうケースがあります。

しかし、担当者との関係がない状態で突然商談を依頼しても、返信されない可能性があります。
また、アポ数だけを追い、実際には自社製品と関係の薄い企業との面談を増やしてしまうと、展示会で使える時間が減ってしまいます。

• 展示会直前になってから営業を始める
• ターゲット企業を決めずに大量に連絡する
• つながり申請と同時に製品を売り込む
• 役職だけを見て担当領域を確認しない
• 「ブースへ来てください」だけで日時を決めない
• アポ獲得数だけをKPIにする
• 展示会後のフォロー方法を決めていない

重要なのは、アポの件数だけではなく、「どの企業の誰と会えるのか」を見ることです。

展示会当日に使える時間には限りがあるため、ターゲットとの適合度が高い商談を優先します。
申請数、承認数、返信数、有望リード数、アポ数という流れで数字を管理すると、次回の展示会でも改善しやすくなります。

海外展示会の準備チェックリスト

海外展示会の準備では、ブースや渡航の手配と営業活動を同時に進める必要があります。
営業側では、展示会の日程から逆算して「いつまでに何を終えるか」を決めておくと動きやすくなります。
特にアポ獲得を目的とする場合は、6週間前から担当者との接点を作り始めることをおすすめします。

時期	営業準備
6週間前	ターゲット国・業界・企業を決める
5週間前	Sales Navigatorなどで担当者を探す
4週間前	LinkedInでつながり申請を始める
3週間前	承認者との会話を始める
2週間前	展示会案内とアポ打診を行う
1週間前	日時・ブース番号・商談内容を確定する
展示会当日	必要に応じてリマインドする
展示会後1週間	資料送付・見積もり・次回商談へつなげる

展示会準備の進捗とは別に、この営業スケジュールを管理すると「ブースは完成したが商談予定がない」という状態を防ぎやすくなります。

また、アポが取れなかった企業もリストから消さず、展示会後の海外営業候補として継続的にフォローできます。
海外展示会を単発のイベントにせず、その後の海外顧客開拓につなげることが重要です。

海外展示会の準備・アポ獲得でよくある質問

海外展示会の準備では、「いつから営業すればよいのか」「どうやって海外企業とアポを取ればよいのか」と悩む担当者も多いでしょう。
特に初めて海外展示会へ出展する場合は、ブースや物流の準備が優先され、営業活動が後回しになりやすくなります。
ここでは、海外展示会の準備と事前アポについてよくある質問を整理します。

海外展示会の準備はいつから始めるべきですか？

ブース施工、展示品輸送、渡航などを含む出展準備は、展示会によって数か月前から必要です。
事前アポを獲得するための営業活動については、本記事では6週間前を一つの目安としておすすめしています。

海外展示会のアポ取りは何週間前から始めればよいですか？

ターゲット企業の選定、担当者の特定、LinkedInでの接点づくり、会話、日程調整まで考えると、6週間前程度から始めると余裕を持って進められます。
展示会直前だけでアポを取ろうとするのではなく、段階的に相手との接点を作ることが重要です。

海外展示会のアポはどうやって取りますか？

最初にターゲット企業を決め、その企業の担当者をLinkedInやSales Navigatorなどで探します。
つながり申請、承認後の会話、展示会案内、具体的な日時の提案という順番で進めます。

LinkedInは無料でも海外展示会の営業に使えますか？

LinkedInは無料アカウントでも利用できます。
より細かい条件から海外企業や担当者を探したい場合は、Sales Navigatorを利用する方法があります。

海外展示会のアポ獲得にSales Navigatorは必要ですか？

必須ではありませんが、多数の海外企業から条件に合う担当者を探したい場合には便利です。
Sales Navigator Coreでは50以上の高度な検索フィルターが提供されており、個人の営業担当者向けプランとして案内されています。

海外展示会にはどれくらい費用がかかりますか？

海外展示会の費用は、開催国、ブース面積、参加人数、展示品などによって大きく変わります。
出展料だけでなく、ブース施工、国際輸送、渡航・宿泊、通訳、資料制作、Web、LinkedInなどを使った事前営業まで含めて予算化する必要があります。

まとめ｜海外展示会は6週間前からアポ獲得を始める

海外展示会で商談機会を増やすには、ブースや展示品の準備だけでなく、誰と会うのかを事前に決めることが重要です。

本記事では、展示会の6週間前からターゲット企業を選び、担当者を探し、LinkedInで接点を作り、事前アポへつなげる流れを紹介しました。
展示会当日の来場者だけに頼らず、事前に狙った企業との商談を設定しておけば、限られた会期を営業活動に使いやすくなります。

また、海外展示会の費用を考える際には、出展料や渡航費だけではなく、事前営業や展示会後のフォローに必要な費用・工数も含めることが重要です。
LinkedInやSales Navigatorは、展示会前に海外企業の担当者を探し、展示会後も関係を継続するための手段として活用できます。
海外展示会を数日間のイベントで終わらせず、6週間前から始まる海外営業活動として設計していきましょう。