英語の見積書（Quotation）の書き方｜輸出で入れる項目と英語の例・ひな形、Proforma Invoiceとの違い

英語の見積書は「Quotation」：価格と条件をそろえて示す書類

見積書は、英語でQuotation（短くQuote）といいます。海外の買い手からは、Request for Quotation（RFQ）やinquiry（引き合い）として、見積もりの依頼が届きます。

輸出の見積書では、価格だけでなく、次の条件をそろえて書きます。

• 通貨（円か、米ドルなどの外貨か）
• 貿易条件（運賃・保険・通関を、どこまで売り手が持つか）
• 支払条件（いつ、どの方法で代金を受け取るか）
• 納期と有効期限
• 梱包と最低発注量

買い手は、この価格と条件で注文する前提で見積書を読みます。条件が抜けたまま出すと、受注した後で「運賃は含まれていると思った」といった食い違いが起きます。輸出の流れ全体は「海外輸出の始め方」で解説しています。この記事では、見積書という書類の書き方に絞ります。

Quotation・Estimate・Proforma Invoice・Commercial Invoiceの違い

輸出では、見積もりから出荷までに、似た名前の書類がいくつか出てきます。

順番でいうと、Quotation→買い手の注文書（Purchase Order）→必要ならProforma Invoice→出荷とCommercial Invoice、となります。

Proforma Invoice（PI）は、見積もりと請求を兼ねた書類です。前払いの条件で取引するときや、買い手から「PIを送ってほしい」と頼まれたときに出します。中身はQuotationとほぼ同じで、品名・数量・単価・金額・貿易条件・支払条件に、振込先の銀行口座（銀行名・口座番号・SWIFTコード）を足します。品名・数量・金額は、Quotationと同じ表から作り、食い違わないようにします。

Commercial Invoiceなどの出荷の書類は、通関業者や輸出代行に作成を頼めることもあります（「輸出代行とは？頼める範囲と選び方」）。ただ、見積書の価格と条件は、自社で決めて出すものです。

英語の見積書に入れる項目

英語の見積書は、書類の頭（ヘッダー）、明細、条件（Terms and Conditions）の3つに分けると作りやすくなります。

書類の頭と明細

日付を10/11/2026のように数字だけで書くと、アメリカでは10月11日、イギリスなどでは11月10日と読まれます。月は英語の文字で書きます。

条件（Terms and Conditions）

次の表の数字は、説明のための架空の例です。

• 通貨： 「$」の記号は、米ドルのほか、カナダ・オーストラリア・シンガポールなどのドルにも使われます。USD・JPYのような通貨コードで書きます。円で出せば為替の変動は買い手が持ち、外貨で出せば売り手が持ちます。外貨で出すときは、使った為替レートを添えます。
• 貿易条件： 3文字の規則（FCA・FOBなど）、指定の場所、版（Incoterms® 2020）をそろえます。「FOB Japan」では、どの港かが分かりません。どの条件を選ぶか、価格をどう組み立てるかは「インコタームズ（貿易条件）の選び方」で解説しています。
• 支払条件： T/Tは銀行の送金のことです。初めての相手とは、前払い（T/T in advance）か一部前払い、信用状（L/C at sight）にして、代金を回収できない危険を小さくします。
• 納期： 「注文を受けてから」か「前払いの入金を確かめてから」か、数え始めを書きます。FCAやFOBのように日本で引き渡す条件では、納期は日本での出荷の日で書きます。
• 有効期限： 材料の値段・運賃・為替が動くので、日付で書きます。期限が過ぎた後の注文は、価格を確かめ直してから受けます。
• 梱包： 輸出用の梱包か、1箱に何個入るかを書きます。木の梱包材は、相手国によって熱処理などを求められます。
• 最低発注量： 1回に受ける注文の最小の量です。それより少ない注文も受けるなら、その単価を別に示します。

英語の見積書のひな形と、よく使う短い例文

ひな形

次のひな形の社名・品目・数字は、すべて説明のための架空のものです。[ ]の部分を貴社の情報に置き換えて使います。

QUOTATION

Quotation No.: Q-2026-001
Date: October 17, 2026
Valid until: November 16, 2026

From: [Your company name], [Address], Japan
      [Your name], Overseas Sales, [Email]
To:   [Buyer's company name], [Address]
      Attn: [Buyer's name]

No. Description                     Qty         Unit Price   Amount
1   Aluminum bracket, Model A-100   5,000 pcs   USD 2.40     USD 12,000.00
2   Stainless bolt set, Model B-20  5,000 sets  USD 0.80     USD 4,000.00
                                                Total        USD 16,000.00

Currency: US dollars (USD)
Price terms: FCA Osaka, Japan, Incoterms® 2020
Payment terms: 30% T/T in advance, balance before shipment
Lead time: Shipment within 45 days after receipt of order and advance payment
Packing: Export carton, 500 pcs per carton
MOQ: 5,000 pcs per model
Country of origin: Japan
Remarks: Import duties, taxes and bank charges outside Japan are not included.

[Your name]
[Your company name]

備考やメールで使う短い例文

• This quotation is valid until November 16, 2026.（この見積もりの有効期限は2026年11月16日です）
• All prices are in US dollars (USD).（価格はすべて米ドルです）
• Prices are quoted on FCA Osaka, Japan (Incoterms® 2020).（価格はFCA大阪の条件です）
• Import duties and taxes in the destination country are not included.（相手国の関税・輸入の税は含みません）
• Bank charges outside Japan are for the buyer’s account.（日本国外の銀行手数料は、買い手の負担です）
• Lead time is 45 days after receipt of your order and advance payment.（納期は、ご注文と前払いの入金を確かめてから45日です）
• Prices may change if the quantity or specifications change.（数量や仕様が変わると、価格が変わることがあります）

英文はAI翻訳で下書きを作れます。訳した後は、数字・日付・型番・通貨を、元の表と1つずつ突き合わせます。

見積書を送るときのメールの一言

見積書はPDFにして、メールに添付して送ります。件名とファイル名に見積番号と品名を入れると、相手が社内で回すときに探しやすくなります。本文は、お礼、添付したこと、要点（通貨・貿易条件・有効期限）、次の一歩の順に、短く書きます。

Subject: Quotation No. Q-2026-001 – Aluminum bracket A-100

Dear Ms. Lee,

Thank you for your inquiry. Please find attached our quotation No. Q-2026-001. The prices are in USD on FCA Osaka terms (Incoterms® 2020), and the quotation is valid until November 16, 2026. If you need a different quantity or delivery terms, we would be glad to revise it.

Best regards, [Your name]

場面ごとの一言も、用意しておくと返事が早くなります。

• 見積もりに時間がかかるとき： We are checking the freight cost with our forwarder and will send our quotation by October 24.（フォワーダーに運賃を確かめており、10月24日までに見積書をお送りします）
• 送った後に様子を聞くとき： I’m following up on our quotation sent on October 17. Please let me know if you have any questions about the terms.（10月17日にお送りした見積もりについて、条件でご不明な点があればお知らせください）
• 数量を変えて出し直すとき： Please find attached our revised quotation for 10,000 pcs.（10,000個での見積書を、改めてお送りします）

見積もりの前に買い手に聞くこと（届け先・輸送の手段・いつも使う貿易条件など）と、その英文は、上で紹介した「インコタームズ（貿易条件）の選び方」にまとめています。

英語の見積書でよくある失敗

• 通貨を書かない、「$」だけで書く： どの国のドルかが分からず、為替の分だけ金額が食い違います。
• 貿易条件を書かない、場所があいまい： 価格に運賃や保険が入っているのかが分からず、受注の後でもめます。
• 有効期限を書かない： 何か月も前の見積書の価格で注文が届き、材料や運賃の値上がりの分を自社がかぶることになります。
• 国内の見積書の型をそのまま使う： 「消費税10%」の行や、日本語だけの振込先が残りがちです。
• 見積書とProforma Invoice・インボイスの中身が食い違う： 品名・数量・金額は、同じ表から作ります。
• 日付を数字だけで書く： 10/11のような書き方は、国によって月と日が逆に読まれます。

税の扱いは専門家に確かめる

日本から輸出する取引には、条件を満たせば消費税が免除される仕組み（輸出免税）があります（国税庁の案内）。ただし、輸出であることを示す書類（輸出許可書など）を残す必要があり、取引の形によって扱いが変わります。見積書に消費税をどう書くかは、税理士などの専門家に確かめます。

相手国の関税や輸入の税（付加価値税など）は、DDP以外の貿易条件では買い手が払います。見積書の備考に「含まない」と書いておくと、食い違いを防げます。

見積もりを頼まれる前に：海外の買い手に出会う段階をLinkedInで作る

見積書の出番は、引き合いが来てからです。展示会や問い合わせを待つだけでは、見積もりを頼まれる機会も相手次第になります。見積もりを頼まれる前の「相手に出会う」段階は、こちらから作れます。

ご相談のあった会社の中にも、自社でLinkedInを使って海外の担当者とのつながりを広げるうちに、海外の会社と見積もりのやり取りが始まった例がありました。こちらから作った接点からも、見積もりの依頼は届きます。

LinkedInは、200以上の国と地域で14億人以上が登録している仕事のためのSNSです（About LinkedIn）。プロフィールに会社・部署・役職が書かれているので、会いたい相手を選んで、日本から声をかけられます。

1. 相手を絞る： Sales Navigator（LinkedInの営業向けの有料版）で、国・業界・会社の規模・役職を組み合わせ、購買や技術の担当者、代理店・販売店の経営者を探します。条件ごとの人数は、1か月の無料トライアルの間に確かめられます（LinkedIn公式「Sales Navigatorの使い方」）。
2. つながり申請と最初の1通： 承認される割合は、ざっくり2〜6割で、国や相手でかなり変わります。アジアは3〜6割を狙え、アメリカ・ヨーロッパは渋めで2〜4割です。申請は1日10〜15分ほどで回せます。
3. 返信から面談へ： 返信が届いたら2〜3日以内に返し、3〜4回のやり取りで資料の送付やオンラインの面談につなげるのが目安です。
4. 見積もりの条件を聞く： 面談で用途・数量・時期・届け先・希望の貿易条件を聞いておけば、依頼が来たときにすぐ見積書を出せます。

COSPALinksの支援では、LinkedInでのやり取りが仕様の話に入った段階で、貴社の営業や技術の担当に引き継いでいます。価格と条件を決められる人が早く出てくるほど、相手を待たせずに見積書を出せます。

LinkedInで知り合った相手なら、プロフィールの職歴から、購買の担当か、技術の担当か、決める立場かの見当がつき、見積書の宛先（Attn.）にも迷いません。つながった相手を自社の企業ページのフォローに招待しておくと、会社の資産として残ります。

海外の買い手の探し方と見分け方は「海外バイヤーの見つけ方・探し方」、申請や最初の1通の英文は「LinkedInの英語メッセージ例文集」、海外営業の仕事全体は「海外営業とは？仕事内容・国内営業との違い」で解説しています。

まとめ

• 英語の見積書はQuotation。価格に、通貨・貿易条件・支払条件・納期・有効期限・梱包・最低発注量をそろえて出す
• Proforma Invoiceは出荷の前に出す見積もり兼請求の書類、Commercial Invoiceは出荷のときの正式な請求書。中身は同じ表から作る
• 通貨はUSDのようなコードで、貿易条件は3文字・場所・版で書き、日付は月を英語の文字で書く
• 送るメールは、お礼・添付・要点・次の一歩を短く。件名とファイル名に見積番号を入れる
• 税の扱いは専門家に確かめる。見積もりを頼まれる前の「相手に出会う」段階は、LinkedInで日本から作れる

COSPALinksは、LinkedInを使った海外営業を支援しています。見積もりを頼んでくれる海外の買い手や代理店の候補を、狙う国と相手から探して会う進め方を、資料ライブラリにまとめています。