英語の営業メールの書き方と例文｜海外の会社に初めて送る型、件名の例、返事がないときの追いかけ方

英語の営業メールは「短く、相手に合わせ、頼みは1つ」

知らない会社から届いた営業メールで、読み手が最初に確かめるのは3つです。誰から来たのか、なぜ自分に来たのか、何をしてほしいのか。この3つがすぐに分かるメールは、知らない相手からでも読んでもらえます。

• 短く： スマートフォンでスクロールせずに読める長さにします。英語で100〜150語が目安です。
• 相手に合わせる： その会社、その人に送る理由を1文入れます。一斉送信のメールとの違いが出るのはここです。
• 頼みは1つ： 最後に、相手が「はい」か「いいえ」で答えられる小さな頼みごとを1つだけ書きます。

英文は、AI翻訳で下書きを作れます。日本語で短く書いてから訳し、名前・会社名・数字は自分で確かめます。手順は「英語が苦手でもLinkedIn営業はできる？」で解説しています。海外営業の仕事の全体は「海外営業とは？仕事内容・国内営業との違い」にまとめています。

初めて送る英語の営業メールの型：6つの部品

初めての相手へのメールは、次の6つの部品を上から順に並べて組み立てます。

ToPurchasing Manager代表のアドレスより、担当者1人に

1. ① 件名相手に関係する言葉と、製品の分野中身の分からない「ご提案」にしない
2. ② 最初の一文自分が誰かを1文で名前・役職・何をつくる会社か
3. ③ 相手に合わせた理由なぜこの会社、この人に送ったのかサイトやLinkedInで見た事実に触れる
4. ④ 提案は1つ利点と裏づけを1つずつ製品を並べない。資料は返事が来てから
5. ⑤ 次の一歩の頼み方小さく、答えやすい頼みごとを1つ「ご検討ください」で終えない
6. ⑥ 署名名前・役職・会社・電話・サイト電話は国番号つき。サイトは英語のページ

避けること長い自己紹介謝りすぎ添付だらけ一斉送信の文

1人ずつ書くところ宛名と相手に合わせた理由の1文。ほかは型を使い回してよい

長さの目安スマートフォンでスクロールせずに読める長さ。英語で100〜150語

読み手が最初に確かめる3つ誰から来たのか、なぜ自分に来たのか、何をしてほしいのか

1. 件名：相手に関係する言葉を前に置く

件名は、メールを開くかどうかを決める部分です。相手の会社名や製品、相手の仕事に関係する言葉を前に置き、何についてのメールかが件名だけで分かるようにします。スマートフォンでは件名の後ろが切れるので、短くします。場面ごとの例は、次の章にまとめています。

2. 最初の一文：自分が誰かを1文で

宛名のあとは、名前と役職、何をつくる会社かを1文で書きます。

I’m {Your name}, overseas sales manager at {Company}, a Japanese maker of precision springs for medical devices.

宛名は、相手が名乗っている形に合わせます。迷ったら「Dear Mr. {Last name},」のように姓と敬称にし、相手が名前で返してきたら、こちらも「Hi {First name},」に変えます。相手の性別が分からないときは、「Dear {First name} {Last name},」とフルネームで書きます。

3. 相手に合わせた理由：なぜあなたに送ったのか

次の1〜2文で、なぜこの会社、この人に送ったのかを書きます。相手のサイトのニュース、展示会への出展、LinkedInの投稿や職歴など、見て分かる事実に短く触れます。

I saw that {Their company} recently launched a new line of infusion pumps. Pumps like these often need very small springs with tight tolerances.

この1文があるかどうかで、一斉送信のメールか、自分に宛てたメールかが分かれます。

4. 提案は1つ：利点と裏づけを1つずつ

提案は1つに絞ります。相手にとっての利点を1つ書き、それを信じてもらう裏づけ（取引先の業界、取っている認証、扱える精度など）を1つ添えます。

That is our specialty. We supply springs to medical device makers in Japan, and our plant is certified to {standard}.

製品をいくつも並べたり、カタログを添付したりするのは、返事が来てからにします。

COSPALinksがご支援した会社でも、はじめは「日本の製品は優れている」という打ち出し方をしていました。途中から、相手が困っていること（たとえば故障を防ぐ保守）を入口にする提案に変えています。「日本製」は裏づけにはなりますが、相手にとっての利点そのものではありません。

5. 次の一歩の頼み方：小さく、答えやすく

最後は、相手が短く答えられる頼みごとを1つ書きます。初めての相手には、面談の依頼より、資料を送ってよいかを聞くほうが答えやすくなります。

• Would it be useful if I sent a one-page overview?
• Would you be open to a 20-minute online call next week?

「We look forward to your favorable reply.」のような締めだけでは、相手は何をすればよいか分かりません。頼みごとを2つ以上並べると、どれに答えるか迷わせて、返事が遠のきます。

支援の現場では、LinkedInのメッセージに用件をはっきり書くようにしたところ、はっきりした返事が増えました。何を聞かれているのかが分かれば、相手も答えやすくなります。

6. 署名：連絡先とサイトを英語で

署名には、名前（ローマ字）、役職、会社名、国名、国番号つきの電話番号、英語のサイトを書きます。LinkedInのプロフィールのURLを入れておくと、相手がこちらの経歴を確かめられます。URLの確かめ方は「LinkedInの自分のURLはどこ？」で解説しています。

Taro Yamada Overseas Sales Manager {Company} Co., Ltd. | Osaka, Japan Tel: +81-6-XXXX-XXXX www.{company}.com | linkedin.com/in/{your-name}

件名の例：何のメールかが件名だけで分かる形に

場面ごとの件名の例です。

避けたい件名は、次のようなものです。

• Business proposal from Japan／Introduction of our company： 誰にでも送れる件名で、一斉送信に見えます。
• URGENT／Please read： 急かす言葉は、迷惑メールと受け取られやすくなります。
• 件名なし、Hello だけ： 何のメールか分からず、後回しにされます。

場面別の英語の営業メール例文

{ } の部分を、相手と自社に合わせて差し替えて使います。

初めて送るメール

Subject: Precision springs for {Their company}‘s infusion pumps

Dear Mr. {Last name},

I’m {Your name}, overseas sales manager at {Company}, a Japanese maker of precision springs for medical devices.

I saw that {Their company} recently launched a new line of infusion pumps. Pumps like these often need very small springs with tight tolerances, and that is our specialty. We supply medical device makers in Japan, and our plant is certified to {standard}.

Would it be useful if I sent a one-page overview with a few sample specifications?

Best regards, {Signature}

型の6つの部品が、上から順に入っています。自社の紹介は最初の1文だけで、頼みごとは最後の1つだけです。

返事がないときの追いかけ

1回目は、初回から1週間ほど後に送ります。最初のメールに返信する形で、件名は変えません。

Dear Mr. {Last name},

I’m following up on my email below in case it got buried. Would a one-page overview be useful for your team?

Best regards, {Your name}

2回目は、1回目からさらに1〜2週間後です。これで最後にすることを伝え、担当が違えば教えてもらう形にします。

Dear Mr. {Last name},

I haven’t heard back, so I’ll assume the timing isn’t right. If someone else handles spring sourcing at {Their company}, could you let me know who that would be? I won’t follow up again on this topic.

Best regards, {Your name}

追いかけでは、前のメールを繰り返したり、責めるような言い方（As I mentioned before、I’m still waiting for your reply）をしたりしません。短く、相手が答えやすい形にします。

LinkedInでも、1回で終わらせないことが効きます。ご支援した会社でも、相手に合わせた申請の文に加えて、申請を承認していない相手への追いかけを入れたことが、返信が増えた決め手になりました。追いかけは売り込みの繰り返しにせず、申請を送っていることに気づいてもらうための短い一言にとどめます。

展示会で会った後

展示会で名刺を交換した相手には、記憶が新しいうちに、会期中か終わってすぐに送ります。

Subject: Great meeting you at {Trade show}

Dear Ms. {Last name},

Thank you for visiting our booth at {Trade show} on {day}. It was good to hear about {the new pump project you mentioned}.

As promised, I’ve attached the specification sheet for our {product}.

Would you be available for a 30-minute online call next week to discuss your requirements? {Tuesday or Thursday, 9:00–11:00 CET} would work well for us.

Best regards, {Signature}

ブースで話した内容と、約束したものを書きます。全員に同じお礼の文を送るより、相手ごとに一言変えるほうが、自分に宛てたメールだと伝わります。面談の候補は、相手の時間帯で2つほど出します。展示会の後の追い方の全体は「海外展示会のリードを商談化する方法」で解説しています。

見積もりを送るとき

Subject: Quotation No. {123}: {Product}, {Quantity} pcs

Dear Mr. {Last name},

Thank you for your inquiry of {date}. Please find attached our quotation No. {123}. The main terms are:

• Product: {Model}, {Quantity} pcs
• Price: USD {unit price} per piece, FCA {Osaka, Japan}, Incoterms® 2020
• Lead time: {6 weeks} after order confirmation
• Payment: {30% in advance, balance before shipment}
• Valid until: {date}

If you have any questions, please let me know. Once the terms are confirmed, we will send a proforma invoice.

Best regards, {Signature}

見積書はPDF1つにまとめて添付し、主な条件は本文にも書きます。相手は添付を開かなくても条件を確かめられ、社内に転送するときにも伝わります。価格には、貿易条件（インコタームズ）と通貨、有効期限を必ず添えます。見積もりに書く項目と貿易条件の選び方は「インコタームズ（貿易条件）の選び方」で解説しています。

日本人が書きがちな失敗と、直し方

日本語のメールの感覚のまま書くと、次の4つの失敗が起きがちです。

長い自己紹介

「創業〇年、資本金〇円、従業員〇名」から始まるメールは、日本の会社案内の書き方です。海外の相手が知りたいのは、自分に何の関係があるかです。自社の紹介は最初の1文だけにし、会社の歴史や数字は、相手が関心を示してから送る資料に入れます。

謝りすぎ

日本語の丁寧さをそのまま訳すと、謝る言葉が増えます。謝ってばかりだと自信がない印象になり、用件もぼやけます。謝る言葉は、お礼に置きかえます。

• Sorry for my poor English. → 書かない。短く正しい英文なら伝わります
• I’m sorry to bother you. → Thank you for your time.
• Sorry for the late reply. → Thank you for your patience.

添付だらけ

カタログ、会社案内、価格表を初回からまとめて添付すると、開くのに手間がかかります。知らない相手からの添付は警戒されやすく、迷惑メールと見なされることもあります。初回は添付をつけず、資料を送ってよいかを聞きます。送るときも、PDFを1つにまとめます。

一斉送信の文

「Dear Sir or Madam」「Dear Valued Customer」で始まり、どの会社にも当てはまる文は、一斉送信だとすぐに分かります。宛先をBCCで並べたり、{First name} の差し込みを間違えたりするのも同じです。型は使い回してよいので、宛名と「相手に合わせた理由」の1文だけは、1人ずつ書きます。

実際のご相談でも、「LinkedInで自分で送ってみたが、返事が来ない」という声をよく聞きます。原因として目立つのは、つながった直後の売り込み、売り込みだけの有料メッセージ（InMail）、どの相手にも同じ定型の英文の3つです。はじめは相手に合わせて書いていても、忙しい中で続けるうちに、コピー＆ペーストの定型文に戻ってしまうこともよくあります。

送る相手の選び方と、送る間隔

送る相手：代表のアドレスより、担当者1人に

info@ のような代表のアドレスに送ると、誰にも読まれずに終わりがちです。製品を選ぶ部署や使う部署の担当者を1人決めて送ります。

• 製品を使う会社： 購買（Purchasing Manager）、技術・開発（R&D Manager、Engineering Manager）
• 代理店・販売店の候補： 経営者（Owner、Managing Director）、事業開発（Business Development Manager）

同じ会社の何人にも同じ文を同時に送ると、社内で転送されて一斉送信だと分かります。まず1人に送り、返事がなければ担当が違うかを聞きます。

アドレスは、展示会で受け取った名刺、相手から届いたメール、紹介、相手の会社のサイトの窓口などから手に入れます。推測したアドレスや、買ったリストに送るメールは届かないことが多く、国によってはルールに触れるおそれもあるので、使う前に確かめます。どの国のどんな相手を探すか、探し方の比べ方は「海外バイヤーの見つけ方・探し方」で解説しています。

送る間隔：追いかけは2回まで

1. 1日目初回のメール相手の国の平日の朝に届くように送る
2. 1週間ほど後追いかけ1回目最初のメールに返信する形で、2⁠〜⁠3文
3. さらに1〜2週間後追いかけ2回目最後と伝え、担当が違えば誰かを聞く
4. その後いったん止める新製品や展示会など、話題ができたら送る

初回追いかけ（2回まで）いったん止める

時差があるので送信の予約で相手の国の朝に届け、祝日も避ける。返事が来たら、2〜3日以内に返す

追いかけでは、前のメールを繰り返さない。「As I mentioned before」のような責める言い方もしない。

時差があるので、送信の予約を使い、相手の国の朝に届くようにします。相手の国の祝日も避けます。返事が来たら、2〜3日以内に返します。

送る前に確かめるルール

営業メールの送り方には、日本の特定電子メール法など、国や地域ごとのルールがあります。送り手の名前と連絡先をどう示すか、配信を止める方法を書くか、前もって同意が要るかは、相手の国と送り方によって違うことがあるので、送る前に確かめます。社内に決まりがあれば、それに従います。

迷惑メールと判断される基準も、メールサービスごとに違い、変わることがあります。多くの相手に送る前に、社内のシステムの担当者や、使っている配信サービスの案内で確かめます。

知らない相手への一斉メールは届きにくい：LinkedInでつながってから送る

型どおりに書いても、知らない相手に同じ文を大量に送るメールは、迷惑メールのフォルダーに入ったり、開かれないまま終わったりしがちです。送る数が多いと、送った会社のドメイン（メールアドレスの@から後ろ）が、迷惑メールの送り手と見なされるおそれもあります。

COSPALinksにも、「企業の一覧にメールを送ったが、返事がまったく来なかった」という声がよく届きます。関係のない相手に、何に困っているかも分からないまま送るメールなので、読まれずに終わりがちです。

そこで新しい相手には、先にLinkedInでつながってから連絡する方法があります。LinkedInは仕事のためのSNSで、200以上の国と地域で14億人以上が登録しています（About LinkedIn）。会社名と役職が分かるので、アドレスを知らない相手にも、選んで声をかけられます。

斉知らない相手への一斉メール同じ文を大量に送る起きがちなこと迷惑メールのフォルダーに入る開かれないまま終わる送る数が多いと、自社のドメインが迷惑メールの送り手と見なされるおそれも送るとき相手はこちらを知らない

選LinkedInでつながってから送る国・業界・役職を絞って、相手を探すメールに移る流れ相手を探すつながり申請最初の1通メールや面談へ相手はこちらのプロフィールを見てから承認する送るとき相手がこちらを知っている

承認はざっくり2〜6割3〜6割アジア2〜4割アメリカ・ヨーロッパは渋め

展示会で会った相手、取引のある相手、問い合わせをくれた相手には、これまでどおりメールが向いている。

つながってからメールに移る流れ

1. 相手を探す： Sales Navigator（LinkedInの営業向けの有料版）で、国・業界・役職を絞って探します（Sales Navigatorの使い方）。
2. つながり申請を送る： 申請に添える文は相手に合わせるのが理想ですが、書けずに止まるより、メッセージなしでも送るほうがよいです。相手はこちらのプロフィールを見てから承認します。
3. 承認された相手に、最初の1通を送る： お礼、相手への関心、答えやすい質問1つの短い文です。売り込みはしません。
4. やり取りから、メールや面談に移る： 返事には2〜3日以内に返し、3〜4往復で資料の送付やオンラインの面談につなげます。見積もりや資料をメールで送るときは、送り先を聞きます。

Could you share the best email address to send the quotation to?

承認される割合は、ざっくり2〜6割で、国や相手でかなり変わります。アジアは3〜6割を狙え、アメリカ・ヨーロッパは渋めで2〜4割です。公開済みの導入事例では、つながった人の約2〜4割から返信がありました。

この流れなら、メールを送るときには相手がこちらを知っているので、件名を見て開いてもらえます。一方で、展示会で会った相手、取引のある相手、問い合わせをくれた相手には、これまでどおりメールが向いています。メールを送った相手とLinkedInでもつながっておくと、返事がないときにも接点を保てます。

LinkedInで送るメッセージの英文は「LinkedInの英語メッセージ例文集」、最初の1通の組み立て方は「つながり申請の後の「最初の1通」」で解説しています。

まとめ

• 英語の営業メールは、短く書き、相手に合わせた理由を1文入れ、頼みごとを1つに絞る
• 型は「件名→最初の一文→相手に合わせた理由→提案は1つ→次の一歩の頼み方→署名」
• 件名には、相手の会社名や製品と、何のメールかが分かる言葉を入れる
• 長い自己紹介、謝りすぎ、添付だらけ、一斉送信の文を避ける
• 送る相手は担当者1人に絞り、追いかけは2回まで。送信のルールは送る前に確かめる
• 知らない相手には、LinkedInでつながってから連絡すると、メールも読んでもらいやすくなる

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COSPALinksは、LinkedInを使った海外営業を支援しています。海外の買い手や代理店の候補を探してつながり、英語のやり取りから面談につなげる進め方を、資料ライブラリにまとめています。

よくある質問

Q英語の営業メールは、AI翻訳で書いてもいいですか？

A書けます。AI翻訳で、英語の壁は大きく下がりました。日本語で短く書いてから訳し、相手の名前・会社名・数字・製品名は自分で確かめます。英語以外の言語で送るときは、ネイティブに書いてもらうか、確かめてもらいます。AI翻訳だけでは不自然な文になりやすいためです。

Q担当者の名前が分からないときは、どう書きますか？

Aまず相手の会社のサイトやLinkedInで、担当の部署と人を探します。どうしても分からないときは「Dear {Company} team,」のように書き、担当の方につないでもらえるかを聞きます。「Dear Sir or Madam」は、一斉送信に見えやすい書き方です。

Q返事がない相手には、何回まで送ってよいですか？

A初回のあと、追いかけは2回までを目安にします。それでも返事がなければいったん止め、新製品や展示会など、新しい話題ができたときに送ります。LinkedInでつながっていれば、相手の投稿への反応などで接点を保てます。