海外バイヤーから返信が来たら｜最初のオンライン商談までの進め方と、時差・日程調整のコツ

結論：返信が来たら、2〜3日以内に答え、日程は相手の現地時間で出す

返信が来てから最初の商談までは、次の6つの段階で進めます。

1. 返信に2〜3日以内に答える
2. 3〜4往復で、相手の用途と関心を確かめる
3. 資料の送付か、短いオンライン面談を提案する
4. 相手の現地時間で日程を決め、カレンダー招待を送る
5. 初回商談で相手の話を聞き、次の一歩を決める
6. 商談のあと、要点と次の日付を24時間以内に送る

初回商談は、受注を決める場ではありません。「貴社の製品が合うか」を確かめ、次の一歩の日付まで決める場です。

1. 1返信に答える2〜3日以内に返す
2. 2用途と関心を確かめる3〜4往復で、相手の用途と関心を聞く
3. 3資料か短い面談を提案する相手が先に面談を求めたら、3往復を待たない
4. 4相手の現地時間で日程を決める候補は2〜3つ。日本時間を添える
5. 5初回商談15分か30分で、合うかを確かめ、次の一歩を決める
6. 6商談のあと要点と次の日付を、24時間以内にメールで送る

初回の目的は受注ではなく、「合うか」の確認と次の一歩の日付

つながり申請のあとの最初の1通は「つながり申請の後の「最初の1通」」で扱っています。この記事は、相手から返信が来たところから始めます。

返信が来たら：2〜3日以内に答え、3〜4往復で次の提案へ

COSPALinksが支援の中で目安にしているのは、返信が届いてから2〜3日以内に答えること、3〜4往復で資料の送付か面談に進めることです。返事が遅れると、相手は貴社の連絡を後回しにしてしまいます。かといって、1往復目で面談を迫ると、相手は身構えます。

返信の中身に合わせた動き方は、次のとおりです。

• 製品や価格を聞かれたとき： 短く答え、数量・用途・時期を聞き返します。価格だけを先に送ると、条件を聞く機会を失います。
• 関心はありそうだが、具体的な話が出ないとき： 相手の仕事や用途について、質問を1つ足します。
• 資料を求められたとき： 相手の用途に合う1〜2点だけ送り、読んだあとの感想か質問を聞きます。
• 面談や電話を求められたとき： 3往復を待たず、日程調整に進みます。
• 「今は必要ない」と言われたとき： お礼を返し、つながりは残します。投稿で接点を保ち、時間を置いて声をかけ直します。

返信の書き方と、止まったときの見直しは、次の記事で扱っています。

• 英語の返し方の型：「LinkedInの英語メッセージ例文集」
• つながっても商談にならない原因の見直し：「LinkedIn営業を自分でやったが商談にならない」
• 展示会で会った相手の場合：「海外展示会のリードを商談化する方法」

面談の打診は、軽くします。COSPALinksの支援では、DMは数を追わず相手を絞り、15分ほどの通話から提案する形を勧めています。最初から1時間の打ち合わせを頼むより、相手が受けやすい長さです。

LinkedInのメッセージから、メール・Zoom/Teamsへ移すタイミング

LinkedInのメッセージは、最初の数往復に向いています。一方で、資料を送る、日程を決める、込み入った話をする場面は、別の手段のほうが進みます。

LinkedIn自身も、メッセージの画面から会議のリンクを作って共有できる機能を、LinkedIn公式ブログ（2020年10月）で紹介しています。連携先に挙がっているのは、Microsoft TeamsやZoomなどです。使えるサービスや操作は変わることがあるので、実際の画面で確かめます。

メールアドレスを聞くのは、送りたいものが決まってからです。「見積書を送るので、送り先のアドレスを教えてください」のように、用途を添えます。聞き方の英文は「英語の営業メールの書き方と例文」にあります。

相手が移りたがらないときは、LinkedInで続けます。ツールも、相手の会社が普段使っているものに合わせます。分からなければ、「ZoomとTeamsのどちらがよいですか」と聞きます。

日程調整と時差：相手の現地時間で、候補を2〜3つ出す

日程の出し方

日程は、次の順で出します。

1. 候補は2〜3つ： 1つだけだと、合わないときに往復が増えます。多すぎると、選べません。
2. 相手の現地時間を先に書き、日本時間を添える： 曜日・日付・時刻・タイムゾーン（CET、ESTなど）をそろえます。ヨーロッパ中部は、夏時間のあいだはCEST、冬時間のあいだはCETです。
3. 所要時間を書く： 初回は15分か30分です。
4. 相手の祝日と、休みに入りやすい時期を避ける： 国ごとの休みは、先に調べます。
5. 決まったら、会議のURLを入れたカレンダー招待を送る： 件名に目的を書きます。
6. 前日に1行で確認する： 時刻を相手の現地時間で書き直します。

候補を出す英文は、次の形です。

Would either of these times work for a 30-minute video call? - Tuesday, {date}, 9:00 AM CET (5:00 PM JST) - Wednesday, {date}, 9:00 AM CET (5:00 PM JST) If another time suits you better, please let me know and I will adjust.

時差と、面談を入れやすい日本時間

相手の午前9時〜正午ごろにあたる日本時間は、次のとおりです。

日本の夕方がヨーロッパの朝にあたる、日本の夜がアメリカの朝にあたる、と覚えておくと、候補を出しやすくなります。相手の勤務時間の外に入れると、相手の負担になります。時差の大きい相手には、日本側が夜か朝に合わせます。国ごとの時差と、反応の違いは「LinkedIn海外営業の国別の反応」にあります。地域別の進め方は「ドイツ・ヨーロッパの販路開拓」「アメリカの販路開拓」「インドビジネスの始め方」で書いています。

1. 時差 1〜2時間東アジア・東南アジア（シンガポール、タイなど）
   日本の10〜14時ごろ日本の昼に入れやすい
2. 時差 3時間30分インド
   日本の13〜15時ごろ日本の午後に入れやすい
3. 時差 5時間中東（UAE）
   日本の14〜17時ごろ日本の夕方前に入れやすい
4. 時差 7〜8時間ヨーロッパ（ドイツ・フランスなど）
   日本の夕方夏時間のあいだ：日本の16〜19時ごろ冬時間のあいだ：日本の17〜20時ごろ
5. 時差 13〜14時間アメリカ東部
   日本の夜か朝夜21〜23時ごろ（相手は朝）朝7〜9時ごろ（相手は前日の夕方）
6. 時差 16〜17時間アメリカ西部
   日本の朝8〜9時ごろ相手は前日の午後

夏時間の切り替え週は同じ日本時間でも、相手の現地時間が1時間動く

夏時間の切り替え週に気をつける

夏時間（サマータイム）とは、夏のあいだ時計を1時間進める制度です。日本は昭和23年から昭和26年の間だけ使い、昭和27年に法律で廃止しました（国立天文台）。今の日本には夏時間がないので、時差が動くのは相手の国の側です。

• アメリカ： 3月の第2日曜から11月の第1日曜まで（NIST）。2026年は3月8日から11月1日です。
• EU： 3月の最終日曜から10月の最終日曜まで（欧州委員会）。この規則で数えると、2026年は3月29日から10月25日です。

切り替えの日は、アメリカとヨーロッパで違います。たとえば2026年は、10月25日に欧州が冬時間に戻り、11月1日にアメリカが戻ります。日本の17時は、10月24日までは欧州中部の10時、10月25日からは9時です。同じ日本時間で定例の面談を入れていると、切り替えの前後で、相手の現地時間が1時間ずれます。

定例にする前に、相手の国の切り替え日を確かめます。期間は国や年で変わることがあるので、決まった表をそのまま使わず、国立天文台の時差の求め方で自分でも確認します。

最初のオンライン商談の目的と流れ

初回の目的は「合うか」を確かめて、次の一歩を決めること

初回で決めたいのは、受注ではありません。次の3つです。

• 相手の用途と条件（何に使うか、数量、時期）が分かる
• 貴社の製品が合うかの見当がつく
• 次の一歩と、その日付が決まる

初回で売ろうとすると、相手が話す前に、説明が長くなります。次の一歩は、サンプル、見積もり、技術の相談、決める人との面談のどれかです。

事前に用意する4つ

1. 相手の情報： プロフィール、会社、投稿を読み直します。
2. これまでのやり取り： 3行にまとめます。
3. 聞くことを5つ： 下の「相手の話を聞く」の5つを、相手の仕事に合わせて言い換えます。
4. 英語の会社紹介（1枚）と、用途に合う資料1点： 前日までに、議題を2〜3行で相手に送ります。

30分の流れ

1. 1あいさつと確認3分時間、目的、進め方を伝える
2. 2自社の紹介3分1枚で、強みは1つにする
3. 3相手の話を聞く15分用途・今の調達先・困りごと・数量と時期・決める人と決め方
4. 4合いそうな点を返す5分聞いた内容のうち、応えられる1〜2点を話す
5. 5次の一歩を決める4分サンプル、見積もり、技術相談、決める人との面談のどれにするか。日付まで確認する

1. あいさつと確認（3分）： 時間、目的、進め方を伝えます。「今日は、貴社の用途をうかがい、合うかを確かめたいです」と言います。
2. 自社の紹介（3分）： 1枚で、強みは1つにします。
3. 相手の話を聞く（15分）： 次の5つを聞きます。
   • どんな用途・製品に使うか
   • 今はどこから、どんな条件で調達しているか
   • 困っていること（品質・納期・価格・規格）
   • 数量と時期
   • 決める人と、決め方の手順
4. 合いそうな点を返す（5分）： 聞いた内容のうち、貴社が応えられる1〜2点を話します。
5. 次の一歩を決める（4分）： サンプル、見積もり、技術相談、決める人との面談のどれにするか、日付まで確認します。

話すこと・話さないこと

英語に自信がないとき

AI翻訳で、英語の壁は大きく下がっています。議題と質問は、前日までに英語で用意しておきます。当日は、画面共有で議題を見せます。数量・日付・価格のような数字は、チャットにも書きます。聞き取れないときは、「Could you say that again?」と聞き返して構いません。録画や文字起こしを使うときは、先に相手に伝えて許可を得ます。

商談のあとの一歩：24時間以内に、要点と次の日付を送る

商談のあとは、24時間以内に、お礼と要点をメールで送ります。相手の営業日で、翌日までです。入れるのは、次の4つです。

• お礼
• 聞いた内容の要点3つ（用途、条件、時期）
• 約束した資料や、次にこちらがすること
• 次の一歩の日付の確認

英文は、次の形です。

Hi {First name}, Thank you for your time today. Here is a short summary of what we discussed: 1. Your application: {application} 2. Your requirements: {quantity / specification / timing} 3. Next step: I will send {document or sample details} by {date}. Please let me know if I missed anything. Would {date} work for a follow-up call? Best regards,

次の一歩は、商談の中身で分かれます。

• 関心が高く、条件が見えた： 見積もりかサンプルに進みます。見積書の書き方は「英語の見積書（Quotation）の書き方」にあります。公開事例の京都グレインシステムでは、2か月目に有望リード13件のうち複数件でオンラインミーティングの実施・調整が進み、具体的なサンプル検討に向けた対話が始まっています。事例ページには、オンラインミーティングから技術相談、サンプル検討へと段階的に進めるとあります。
• 関心はあるが、時期が先： 時期を聞き、その時期に連絡する約束をします。それまでは投稿で接点を保ちます。「LinkedInの投稿で見込み客を育てる方法」を参照してください。
• 決める人が別にいる： 紹介を頼み、次回は決める人にも同席してもらう日程を相談します。
• 貴社の製品が合わない： お礼を送って終えます。つながりは残します。

要点メールに返事がなければ、2〜3営業日後に、日付の候補を変えて1回だけ短く送ります。それでも返事がなければ、LinkedInのメッセージで軽く声をかけ、あとは投稿で接点を保ちます。

まとめ

• 返信は2〜3日以内に答え、3〜4往復で資料の送付か短い面談を提案する
• 資料・見積もり・日程はメールとカレンダー招待へ、関心が見えたらZoom・Teamsの面談へ移す。関心が見えないうちはLinkedInのまま
• 日程は相手の現地時間で2〜3つ出し、日本時間を添える。夏時間の切り替え週は時刻がずれる
• 初回商談は受注ではなく、合うかを確かめて次の一歩の日付を決める場。話すのは相手のこと、控えるのは全製品の説明と最終価格
• 商談のあとは24時間以内に、要点と次の日付をメールで送る

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COSPALinksは、LinkedInを使った海外営業を支援しています。返信が来たあとの進め方や、メッセージの型は、資料ライブラリにまとめています。

よくある質問

Q何往復目で、面談を打診すればよいですか？

A3〜4往復が目安です。往復の数よりも、相手の用途と関心が見えたかで決めます。相手が先に面談や電話を求めたときは、3往復を待たずに日程調整に進みます。

Q時差が大きい相手とは、いつ面談を入れればよいですか？

A相手の勤務時間を先に考え、日本側が夜か朝に合わせます。ヨーロッパなら日本の夕方、アメリカ東部なら日本の夜か朝です。曜日も相手の国で確かめます。夏時間の切り替え週は、同じ日本時間でも相手の現地時間が1時間動きます。

Q英語で話す自信がありません。それでも商談できますか？

Aできます。議題と質問を前日までに英語で用意し、画面に出して進めます。数字はチャットにも書きます。AI翻訳で下書きを作り、名前・会社名・数字を見直します。

Q日程を送ったのに、返事が来ません。

A2〜3営業日待ち、候補の日を変えて1回だけ短く送ります。それでも来なければ、LinkedInのメッセージで軽く声をかけます。相手が忙しい時期の可能性もあるので、続けて送らず、投稿で接点を保ちます。